Leistungskatalog
Verwaltung für Wohnungseigentum
A. ALLGEMEINE VERWALTUNG
B. TECHNISCHE VERWALTUNG
C. KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG
D. GESONDERT ZU HONORIERENDE ZUSATZLEISTUNGEN
A. ALLGEMEINE VERWALTUNG
1) Festlegung und Kompetenzabgrenzung Wohnungseigentümer Hausvertrauenspersonen und Verwaltung
2) Organisation von Versammlungen vor Ort und Wohnungseigentümersammlungen lt. WEG
3) Übernahme der für die Abwicklung der Verwaltung erforderlichen Unterlagen gemäß Anforderungskatalog
4) Verständigung der Behörden, Bestandnehmer, Versorgungsunternehmen und Professionisten von der Übernahme der Verwaltung
5) Laufende Kontrolle und Verlängerung der bestehenden Versicherungsverträge. Abwicklung und Vertretung der Wohnungseigentümer bei Schadensfällen
6) Vertretung der Wohnungseigentümer vor Verwaltungs- und sonstigen Behörden, soweit es sich um Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung handelt
7) Wahrnehmung von Behördenterminen in Abstimmung mit den Hausvertrauensleuten im Zusammenhang mit der ordentlichen Verwaltung der Liegenschaft
8) Abschluss von Betreuungsverträgen im Einvernehmen mit den Hausvertrauensleuten.
9) Sachliche und rechnerische Prüfung aller Eingangsrechnungen, die die Liegenschaft betreffen.
10) Abwicklung des gesamten mit der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs mit Wohnungseigentümern, Ämtern, Behörden etc.
11) Organisation und Überwachung der Reinigung sowie Ausarbeitung von diversen Leistungskatalogen im Einvernehmen mit den Hausvertrauensleuten.
12) Organisation des Hausbesorger-Dienstverhältnisses und/oder Hausbetreuungsverträgen.
13) Organisation, Anlage und laufende Führung der Akten
Allgemeine Objektakten
Wohnungseigentümerakten
Technische Akten
(derzeit teilweise noch in Papierform, alle Akten werden aber demnächst in elektronischer Form verfügbar sein)
B. TECHNISCHE VERWALTUNG
1. Erhaltung und Instandhaltung des Gebäudes
1.1. Laufende Kontrolle des Objektzustandes (mindestens 1x pro Quartal)
1.2. Instandhaltungsplanung und Erstellung eines jährlichen Instandhaltungsbudgets
(Ausnahmen Großreparaturen, Umbauten im Allgemein- bzw. Mietbereich)
1.3. Vorlage dieser Planung an Hausvertrauensleute zur Entscheidung und zur Genehmigung.
1.2. Jährliche gesetzliche Abrechnung und Belegkontrolle.
1.3. Beauftragung, Kontrolle und Koordination von genehmigten Instandhaltungen
1.4. Abnahme der beauftragten Leistungen sowie sachliche und rechnerische Prüfung der diesbezüglichen Rechnungen
1.5. Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen für beauftragte Arbeiten
1.6. Evidenzhaltung von Gewährleistungsfristen
1.7. Gebrechensbehebung samt allen notwendigen Versicherungsmaßnahmen
2. Organisation und Überwachung der haustechnischen Betreuung
2.1. Übernahme der haustechnischen Anlagen vom Auftraggeber in die Betreuung
2.2. Übernahme und laufende termingerechte Führung der erforderlichen Unterlagen:
a) Bescheide
b) Planunterlagen
c) Betriebs- und Wartungsvorschriften
d) Anlagenbeschreibung
e) Kontroll- und Wartungsaufzeichnungen
f) Prüfbücher
g) Wartungs- und Terminpläne
2.3. Abschluss von Betreuungs-, Wartungs- und Serviceverträgen unter Berücksichtigung von gesetzlichen Bestimmungen, Verordnungen und vertraglichen Vereinbarungen
2.4. Kontrolle, Koordinierung und Überwachung der Einhaltung dieser Verträge
2.5. Abwicklung, Beauftragung, Überwachung und Abrechnung von erforderlichen Service, Wartungs- und Reparaturarbeiten
2.6. Vorschläge für Maßnahmen zur Optimierung der Kosten des Betriebes der haustechnischen Anlagen
2.7. Evidenzhaltung und Veranlassung behördlich vorgeschriebener Überprüfungen sowie Erwirkung von Befunden
2.8. Investitionsvorschläge für den Ankauf von Maschinen, Werkzeugen, Geräten und Hilfsmitteln, die für die ordnungsgemäße Objektbetreuung erforderlich sind
2.9. Vertretung der Wohnungseigentümer bei behördlichen Überprüfungen und Verhandlungen
2.10. Führung einer Schlüsselkartei
C. KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG
1. Ausarbeitung der Grundlagen für Verrechnung auf Basis der bestehenden Bestandsverträge und gesetzlichen Bestimmungen
1.1. Anlegen der Stammdaten
a) Eigentümernamen
b) Eigentümeradressen
c) Nutzflächen - Nutzwerte
d) Branchen - Nutzung
1.2. Hausgelder, Nebenkosten
a) Höhe
b) Fälligkeit
c) Abrechnungstermin
d) Wertsicherung - Basis, Index, Schwellwert
1.3. Ermittlung und Festlegung der Aufteilungsschlüssel für Nebenkosten
a) Allgemeine Betriebskosten
b) Heiz- und Warmwasserkosten
c) Klima-, Be- und Entlüftungskosten
d) Stromkosten
e) Aufzugskosten
f) Abfallbewirtschaftung
g) Sonstige Kosten
2. Laufende Durchführung der Verrechnung mit Eigentümern
2.1. Laufende Wartung der Stammdaten
2.2. Inkasso aller vorgeschriebenen Beiträge
2.3. Überwachung der Zahlungstermine
2.4. Mahnwesen bis zur erforderlichen Einleitung von rechtlichen Schritten.
2.5. Evidenzhaltung und Berechnung von Wertsicherungen
2.6. Erfassung von Nebenkostenrechnungen (Betriebskosten)
2.7. Erstellung der Jahresabrechnung für
a) Reparaturrücklage
b) Darlehen
c) Betriebs- und Heizkosten
d) Stromkosten
e) Aufzugskosten
f) Abfallbewirtschaftung
g) Sonstige Nebenkosten
2.8. Kalkulation der Nebenkosten auf Jahresbasis und Ermittlung der monatlichen Vorauszahlungsbeträge
2.10. Abwicklung des gesamten die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs unter Führung eines Treuhand-Girokontos "Anderkontos".
2.11. Monatliche Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
2.12. Monatliche Saldenlisten zur Weiterbearbeitung
4. Hausbesorgerabrechnung (bei Bedarf)
4.1. Laufende Lohnverrechnung
4.2. Führung von Lohnkonten
4.3. Verrechnung mit der Krankenkasse
4.4. Verrechnung mit Finanzamt und Stadtkassa
4.5. Allseitige Maßnahmen den Dienstnehmer betreffend
D. GESONDERT ZU HONORIERENDE ZUSATZ-LEISTUNGEN
1. Bauüberwachung für Reparaturarbeiten größeren Umfanges
2. Führung von Klags- und Räumungsverfahren
3. Beratungstätigkeiten in der Erstellung von Verträgen
