Leistungskatalog
Verwaltung für Mietobjekte
A. ALLGEMEINE VERWALTUNG
B. TECHNISCHE VERWALTUNG
C. KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG
D. GESONDERT ZU HONORIERENDE ZUSATZLEISTUNGEN
A. ALLGEMEINE VERWALTUNG
1) Festlegung und Kompetenzabgrenzung Hauseigentümer und Verwaltung, sowie Festlegung einer Kostenobergrenze für Beauftragungen durch die Hausverwaltung.
2) Übernahme der für die Abwicklung der Verwaltung erforderlichen Unterlagen.
3) Allgemeine Betreuung der Mieter (Schreiben, Ansuchen, Aushänge, Meldezettel).
4) Erstellung von Mietverträgen, samt Zusatz od. Sondervereinbarungen, Inkasso von Kautionen, Vergebührungen, Ablösen (erlaubten).
5) Kontrolle und Nachforschungen über tatsächliche Nutzungsverhältnisse mittels Meldeauskünften und Wählerevidenzen.
6) Anschließende Verhandlung mit Mietern vor Einbringung der Klage
a) bei Weitergabe,
b) gänzlicher Untervermietung,
c) Eintrittsrechten,
d) Verlassenschaften.
7) Kontrolle bei Kündigung und Übernahme einer Wohnung mittels eigenem Protokoll:
a) Schäden (Malerei, Böden, Fliesen, Fenster)
b) Investitionskostenansprüche
c) Thermenwartung
d) Kündigungsfrist
e) Funktionstüchtigkeit des Inventars
f) Kellerabteil leer
g) Schlüssel
h) Ablesen Strom u. Gaszähler
8) Nach Übernahme einer Wohnung : Erarbeitung von Vorschlägen zur optimalen Weiterverwertung des Mietobjektes.
9) Verständigung der Behörden, Bestandnehmer, Versorgungsunternehmen und Professionisten von der Übernahme der Verwaltung.
10) Laufende Kontrolle und Verlängerung der bestehenden Versicherungsverträge.
Gesamte Abwicklung bei Schadensfällen.
11) Wahrnehmung von Behördenterminen und Vertretung der Eigentümer vor Verwaltungs- und sonstigen Behörden, soweit es sich um Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung handelt.
12) Abschluss von diversen Betreuungsverträgen im Einvernehmen mit den Eigentümern.
13) Sachliche und rechnerische Prüfung aller Eingangsrechnungen, die die Liegenschaft betreffen.
14) Abwicklung des gesamten mit der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs mit Mietern, Ämtern, Behörden etc.
15) Organisation und Überwachung der Reinigung sowie Ausarbeitung von diversen Leistungskatalogen.
16) Organisation und Abwicklung des Hausbesorger-Dienstverhältnisses und/oder Hausbetreuungsverträgen.
17) Organisation, Anlage und laufende Führung der Akten (derzeit teilweise noch in Papierform, werden aber bereits nach und nach in elektronischer Form verfügbar sein)
B. TECHNISCHE VERWALTUNG
1. Erhaltung und Instandhaltung des Gebäudes
1.1. Laufende Kontrolle des Objektzustandes (mindestens 1x pro Quartal).
1.2. Feststellung notwendiger Instandhaltungsmaßnahmen und Erstellung eines konkreten Vorschlages. (Großreparaturen, Sanierungen im Allgemein- bzw. Mietbereich).
1.2. Jährliche gesetzliche Abrechnung und Belegkontrolle.
1.3. Beauftragung, Kontrolle und Koordination von genehmigten Instandhaltungen.
1.4. Abnahme der beauftragten Leistungen sowie sachliche und rechnerische Prüfung der diesbezüglichen Rechnungen.
1.5. Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen für beauftragte Arbeiten.
1.6. Evidenzhaltung von Gewährleistungsfristen.
1.7. Gebrechensbehebung samt allen notwendigen Versicherungsmaßnahmen.
2. Organisation und Überwachung der haustechnischen Betreuung
2.1. Übernahme und laufende termingerechte Führung der erforderlichen Unterlagen:
a) Bescheide
b) Planunterlagen
c) Betriebs- und Wartungsvorschriften
d) Kontroll- und Wartungsaufzeichnungen
e) Prüfbücher
2.2. Abschluss von Betreuungs-, Wartungs- und Serviceverträgen unter Berücksichtigung von gesetzlichen Bestimmungen, Verordnungen und vertraglichen Vereinbarungen.
2.3. Kontrolle, Koordinierung und Überwachung der Einhaltung dieser Verträge.
2.4. Abwicklung, Beauftragung, Überwachung und Abrechnung von erforderlichen Service, Wartungs- und Reparaturarbeiten.
2.5. Führung einer Schlüsselkartei
C. KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG
1. Ausarbeitung der Grundlagen für Verrechnung auf Basis der bestehenden Bestandsverträge und gesetzlichen Bestimmungen
1.1. Anlegen der Stammdaten
a) Eigentümerdaten
b) Alle Mieterdaten
c) Nutzflächen / Abrechnungsschlüssel
d) Nutzung
1.2. Hausgelder, Nebenkosten
a) Höhe
b) Fälligkeit
c) Abrechnungstermin
d) Wertsicherung - Basis, Index, Schwellwert
1.2. Ermittlung und Festlegung der Aufteilungsschlüssel für Nebenkosten
a) Allgemeine Betriebskosten
b) Heiz- und Warmwasserkosten
c) Klima-, Be- und Entlüftungskosten
d) Stromkosten
e) Aufzugskosten
f) Abfallbewirtschaftung
g) Sonstige Kosten
2. Laufende Durchführung der Verrechnung mit Eigentümern
2.1. Laufende Wartung der Stammdaten.
2.2. Vorschreibung und Inkasso aller Mietbeiträge samt Betriebskosten u. Umsatzsteuer.
2.3. Überwachung der Zahlungstermine.
2.4. Mahnwesen bis zur erforderlichen Einleitung von rechtlichen Schritten gegen säumige Mieter.
2.5. Evidenzhaltung und Berechnung von Wertsicherungen.
2.6. Vierteljährliche Abrechnung der Mieteingänge mit den Hauseigentümern.
2.7. Erfassung von Nebenkostenrechnungen (Betriebskosten).
2.8. Erstellung der Jahresabrechnung für
a) Darlehen
b) Betriebs- und Heizkosten
c) Stromkosten
d) Aufzugskosten
e) Abfallbewirtschaftung
f) Sonstige Nebenkosten
g) Umsatzsteuer
2.9. Kalkulation der Nebenkosten auf Jahresbasis und Ermittlung der monatlichen Vorauszahlungsbeträge.
2.10. Abwicklung des gesamten die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs.
2.11. Beratung zur prinzipiellen Steueroptimierung der Erträge der Liegenschaft.
2.12. Monatliche Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung.
2.13. Monatliche Erstellung von Saldenlisten säumiger Mieter.
2.14. Monatliche Erstellung von Zinslisten.
4. Hausbesorgerabrechnung (bei Bedarf)
4.1. Laufende Lohnverrechnung
4.2. Führung von Lohnkonten
4.3. Verrechnung mit der Krankenkasse
4.4. Verrechnung mit Finanzamt und Stadtkassa
4.5. Allseitige Maßnahmen den Dienstnehmer betreffend
D. GESONDERT ZU HONORIERENDE ZUSATZ-LEISTUNGEN
1. Baubegleitung und Beratung für Reparaturarbeiten größeren Umfanges.
2. Beratungstätigkeiten in der Erstellung von speziellen Verträgen.
3. Erstellung des Einkommensteuerbeiblattes.
